Unsere Vereinsordnung

Vereinsordnung

des Vereins Enfants avec Espoir e.V. (nachfolgend “Verein”)
Stand: 10.03.2019

§ 1 Allgemeines

Diese Vereinsordnung ist nicht Bestandteil der Satzung. Sie regelt ausgewählte Bereiche der Arbeitsweise des Vereins sowie in der Satzung nicht festgelegte Rechte und Pflichten der Mitglieder. Der Erlass, die Änderung und Aufhebung dieser Regelungen obliegt der Mitgliederversammlung. Zur Fassung von Beschlüssen ist eine 2/3-Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich. Beschlüsse über die Änderung der Vereinsordnung gelten ab dem auf die Beschlussfassung folgenden Monat. Veränderte Regelungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, haben entsprechend anteilig ihre Wirkung.

Aus Gründen der Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Form verwendet, es ist jedoch immer die weibliche Form mitgemeint.

§ 2 Mitgliedschaft

  1. Allgemeine Regelungen zum Erwerb oder zum Ende der Mitgliedschaft sowie zum Ausschluss von Mitgliedern sind in der Satzung enthalten und haben Vorrang.

  2. Der Beitritt zum Verein erfolgt durch schriftliche Erklärung (Vordruck oder Formular der Webseite), über deren Annahme der Vorstand entscheidet. Die Entscheidung wird schriftlich (postalisch oder per E-Mail) mitgeteilt.

  3. Der Verein besteht aus fördernden und aktiven Mitgliedern. Förderndes Mitglied kann jede natürliche und juristische Person werden. Sie unterstützt den Verein durch regelmäßige Beitragszahlungen. Aktives Mitglied ist jedes förderndes Mitglied, das an mindestens der Hälfte aller allgemeinen Versammlungen der vergangenen 12 Monate teilgenommen hat oder eines der folgenden Ämter besetzt:
    1. Vorstand
    2. Schriftführer
    3. Beirat
    4. Projektleiter
    5. Kassenprüfer

  4. Eine Übersicht der aktiven Mitglieder wird im Rahmen der ordentlichen Mitgliederversammlung aktualisiert und dem Protokoll angehängt.

  5. Zu den allgemeinen Versammlungen zählen:
    1. ordentliche und außerordentliche Mitgliederversammlungen
    2. Telefonkonferenzen zur Abstimmung der laufenden Aktivitäten

§ 3 Beitragsordnung

  1. Die Beitragshöhe wird auf mindestens EUR 10,00 pro Monat festgelegt. Das Mitglied kann freiwillig einen höheren Beitrag zahlen. Der Beitrag wird ab dem dem Eintritt folgenden Monat erhoben.

  2. Das Mitglied kann im Mitgliedsformular oder bei jeder Zahlung angeben, ob mit seinem Beitrag ein bestimmtes Projekt unterstützt werden soll. Sofern keine Angabe erfolgt, entscheidet die Mitgliederversammlung über die Verwendung der Beiträge.

  3. Die Beiträge können monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich auf folgendes Bankkonto überwiesen werden:

    Kontoinhaber: Enfants avec Espoir e.V.
    Bank: Deutsche Skatbank
    IBAN: DE40 8306 5408 0004 9324 55
    BIC: GENODEF1SLR

    Alternativ zur Zahlung durch Überweisung ist nur ein Lastschrifteinzug möglich. Die Mitglieder erteilen dazu ihre Zustimmung unter Angabe ihrer Bankverbindung.

    Andere Zahlungsweisen sind nicht zulässig.
     
  4. Beim Ausscheiden aus dem Verein erfolgt keine Rückerstattung bereits geleisteter Beiträge.

§ 4 Finanzordnung

4.1 Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

  1. Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu führen, das heißt, dass die Aufwendungen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den erzielten und erwarteten Einnahmen stehen müssen.

  2. Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglieder hieraus keine Zuwendungen.

  3. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen, begünstigt werden.

4.2 Kassenbericht

  1. Für jedes Geschäftsjahr ist vom Schatzmeister ein Kassenbericht anzufertigen. Im Kassenbericht müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins für das abgelaufene Geschäftsjahr dargestellt werden. Im Kassenbericht muss darüber hinaus eine Schulden- und Vermögensübersicht enthalten sein. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Vereinsmitglieds abzustellen.

  2. Der Kassenbericht ist vom Schatzmeister in der dem Geschäftsjahr folgenden ordentlichen Mitgliederversammlung vorzustellen. Nach der Vorstellung des Kassenberichts findet eine Aussprache der Teilnehmer der Mitgliederversammlung statt. Die Teilnehmer haben also Gelegenheit sich zum Bericht zu äußern und Fragen zu stellen. Auch können die Teilnehmer beispielsweise verlangen, dass zu bestimmten Positionen des Kassenberichts Belege zur Einsicht vorgelegt werden. 

  3. Sofern ein Kassenprüfer berufen ist, kann dieser den Kassenbericht vor der Vorstellung in der Mitgliederversammlung prüfen. Hierüber ist ein Prüfungsbericht anzufertigen und dem Kassenbericht als Anlage beizufügen. Darüber hinaus ist ein Kassenprüfer berechtigt auch unterjährig, regelmäßig und unangemeldet, Prüfungen durchzuführen.

  4. Der Kassenprüfer überwacht die Einhaltung der Finanzordnung.

4.3 Zahlungsverkehr

  1. Der Barzahlungsverkehr soll auf das Notwendigste beschränkt und möglichst vermieden werden.

  2. Zeichnungsberechtigt bei Kontoabhebungen und Bareinzahlungen ist jedes einzelvertretungsberechtigte Vorstandsmitglied. Grundsätzlich ist der Schatzmeister verantwortlich für die Durchführung aller Zahlungsvorgänge. Sofern Zahlungsvorgänge von einem anderen Vorstandsmitglied vorgenommen werden, ist der Schatzmeister möglichst vorab oder zumindest zeitnah darüber in Kenntnis zu setzen.

4.4 Auslagenerstattungen

  1. Die Erstattung von Auslagen von Vereinsmitgliedern ist grundsätzlich möglich, sofern die Aufwendungen mit der Vereinsordnung vereinbar sind und vorab mit dem Vorstand abgestimmt wurden. Die Abstimmung mit und Freigabe durch den Vorstand hat in Textform über die E-Mail-Adresse schatzmeister@eae-charity.org zu erfolgen.

  2. Für die Erstattung der Auslage ist eine Kopie bzw. ein Scan des Beleges (Rechnung oder Quittung) im PDF-Format an die E-Mail-Adresse schatzmeister@eae-charity.org unter Angabe der folgenden Informationen zu übermitteln:
    1. Anlass der Aufwendung
    2. Angabe durch welches Vorstandsmitglied die Freigabe erfolgt ist
    3. Datum der Freigabe
    4. Bankverbindung des Vereinsmitglieds

  3. Das Original der Rechnung bzw. der Quittung ist dem Schatzmeister darüber hinaus postalisch oder bei einem nächsten Vereinstreffen, allerdings spätestens zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres, zur Verfügung zu stellen.

§ 5 Wahlordnung

5.1 Grundsätze

  1. Die Wahl des Vorstands erfolgt entsprechend den Festlegungen der Satzung des Vereins sowie den gesetzlichen Bestimmungen zum Vereinsrecht im BGB.

  2. Vor der Wahl ist die Beschlussfähigkeit laut der Satzung festzustellen. 

5.2 Wahlleitung

  1. Der Vorstand schlägt der Mitgliederversammlung ein Mitglied als Wahlleiter vor.
    1. Sollte dieser Vorschlag nicht die erforderliche einfache Mehrheit der anwesenden aktiven Mitglieder erreichen, so kann jedes Mitglied einen Vorschlag machen bzw. sich um diese Aufgabe bewerben.
    2. Eine Bestätigung des Wahlleiters erfolgt durch Beschluss der Mehrheit der anwesenden aktiven Mitglieder.
  2. Der Wahlleiter darf nicht für ein Amt im Vorstand kandidieren.

5.3 Form der Wahl

  1. Die Wahlen sind grundsätzlich als offene Wahlen durchzuführen, wenn nicht auf Antrag eines oder mehrerer Mitglieder während der Mitgliederversammlung eine geheime Wahl gefordert wird. Ob eine geheime Wahl durchgeführt wird, beschließt die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit.

  2. Eine geheime Wahl ist immer dann durchzuführen, wenn für eine der zu besetzenden Funktion mehrere Kandidaten vorgeschlagen sind.

  3. Wahlen der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder (siehe Satzung), die im Vereinsregister einzutragen sind, sind stets im Einzelwahlverfahren durchzuführen.

  4. Bei geheimer Wahl werden Stimmzettel ausgegeben. Es muss eindeutig “ja” oder “nein” angekreuzt sein, anderenfalls gilt die Stimme als ungültig.


5.4 Vorschlag und Bewerbung von Kandidaten

  1. Es können sich alle aktiven Mitglieder des Vereins während der ordentlichen Mitgliederversammlung (Wahlversammlung) mündlich oder schriftlich für eine Position im geschäftsführenden Vorstand bewerben.

  2. Der bisherige Vorstand kann der Mitgliederversammlung ebenfalls Kandidatenvorschläge unterbreiten.

  3. Bei einer schriftlichen Bewerbung (in der Regel bei begründeter Abwesenheit am Wahltag) hat der Bewerber ein anderes Mitglied zu beauftragen, seine Bewerbung für die bestimmte Funktion vorzutragen. Dabei sind die Gründe der Bewerbung und seine Zielstellungen für die Aufgabenerfüllung kurz darzulegen.

  4. Eine Aufnahme auf die Kandidatenliste erfolgt nur, wenn die Zustimmung des Vorgeschlagenen vorliegt (mündlich oder schriftlich).

  5. Bei Einzelwahlverfahren befragt der Wahlleiter die Mitgliederversammlung über Vorschläge zu den einzelnen Funktionen laut der Satzung.

5.5 Auszählung

  1. Sollte bei Bewerbungen von zwei oder mehr Mitgliedern kein Bewerber die erforderliche Mehrheit erreichen, sind zwei Wahlgänge erforderlich. Im zweiten Wahlgang erfolgt die Wahl zwischen den beiden Kandidaten, die im ersten Wahlgang die meisten Stimmen erhielten.

  2. Als gewählt gilt dann der Kandidat, der die meisten Stimmen und mindestens die einfache Mehrheit, also über 50% der abgegebenen gültigen Stimmen, auf sich erzielt.

  3. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht mitgezählt.

5.6 Protokoll und Abschluss der Wahl

Über den Verlauf und das Ergebnis der Wahl ist durch den Wahlleiter ein Protokoll anzufertigen. Das Protokoll ist dem Vorstand zu übergeben. Es muss insbesondere enthalten:
  • Ort und Zeit der Wahlversammlung
  • Anzahl der Teilnehmer (anwesende Mitglieder) sowie der aktiven Mitglieder
  • Name des Wahlleiters 
  • Kandidatenvorschläge (namentlich und nach Funktionen, soweit es den ins Vereinsregister einzutragenden Vorstand betrifft)
  • Ergebnisse der Wahlgänge
  • Bestätigung, dass die gewählten Mitglieder der Wahl annehmen
  • Unterschrift des Wahlleiters


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